Dokumentation
Schnellstart

Schnellstart

Folge diesen Schritten, um das Arkade-Sommerfest Arbeitsplansystem in 15 Minuten zum Laufen zu bringen!

Voraussetzungen

Schritt-für-Schritt (15 Minuten)

Minuten 1-3: Google Sheet erstellen

  1. ✅ Gehe zu sheets.google.com
  2. ✅ Klicke auf “Leer”
  3. ✅ Benenne es: “Arkade-Sommerfest 2026 - Arbeitsplan”
  4. ✅ CSV-Vorlage importieren:
    • Datei > Importieren
    • templates/schedule_template.csv hochladen
    • “Aktuelle Tabelle ersetzen” auswählen

Ergebnis: Die Grundstruktur steht!

Minuten 4-6: Google Formular erstellen

  1. ✅ In deiner Tabelle: Extras > Neues Formular erstellen
  2. ✅ Formular öffnet sich in neuem Tab
  3. ✅ Benenne es: “Arkade-Sommerfest 2026 - Arbeitsplan Registrierung”
  4. ✅ Beschreibung hinzufügen (aus GOOGLE_FORMS_SETUP.md kopieren)

Ergebnis: Formular ist erstellt und mit der Tabelle verknüpft!

Minuten 7-9: Formularfragen hinzufügen

Diese 4 Fragen hinzufügen (Optionen kopieren und einfügen):

  1. ✅ “Vollständiger Name” - Kurzantwort - Pflichtfeld
  2. ✅ “Bereich / Area” - Multiple Choice - Pflichtfeld
  3. ✅ “Zeitslot / Time Slot” - Multiple Choice - Pflichtfeld
  4. ✅ “Anmerkungen” - Absatz - Optional

Ergebnis: Das Formular kann jetzt Anmeldungen erfassen!

Minuten 10-11: Formulareinstellungen konfigurieren

  1. ✅ Einstellungen (Zahnrad-Symbol) anklicken
  2. ✅ Aktivieren: “E-Mail-Adressen erfassen”
  3. ❌ Deaktivieren: “Auf 1 Antwort beschränken” (Personen melden sich für mehrere Schichten an!)
  4. ✅ Speichern klicken

Ergebnis: Personen können das Formular mehrfach für verschiedene Bereich/Zeit-Kombinationen absenden!

Minuten 12-13: Formular mit Tabelle verknüpfen

  1. ✅ Im Formular: Tab “Antworten” anklicken
  2. ✅ Grünes Tabellen-Symbol anklicken
  3. ✅ “Vorhandene Tabelle auswählen” wählen
  4. ✅ Deine “Arkade-Sommerfest 2026 - Arbeitsplan” Tabelle auswählen
  5. ✅ Neuen Tab von “Formularantworten 1” in “Registrations” umbenennen

Ergebnis: Formularantworten erscheinen in der Tabelle!

Minute 14: Formeln hinzufügen

  1. ✅ Zurück zum “Schedule Overview”-Tabellenblatt
  2. ✅ Zelle B2 (erste Datenzelle) anklicken
  3. ✅ Diese Formel eingeben:
    =COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)&"/2"
  4. ✅ Zelle B2 kopieren
  5. ✅ Bereich B2:F8 (alle Datenzellen) auswählen
  6. ✅ Einfügen (Strg+V)

Ergebnis: Alle Zellen zählen jetzt die Anmeldungen!

Minute 15: Farbcodierung hinzufügen

  1. ✅ Bereich B2:F8 markiert lassen
  2. ✅ Format > Bedingte Formatierung
  3. ✅ 3 Regeln hinzufügen (Details in GOOGLE_SHEETS_SETUP.md):
    • Grün wenn =COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)=2
    • Gelb wenn =COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)=1
    • Rot wenn =COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)=0

Ergebnis: Zellen ändern automatisch die Farbe je nach Besetzung!

Testen! (2 Minuten)

  1. ✅ Im Google Formular auf “Senden” klicken
  2. ✅ Formularlink kopieren
  3. ✅ In neuem Tab (oder privatem Fenster) öffnen
  4. ✅ Testanmeldung absenden
  5. ✅ Tabelle prüfen - es sollte folgendes erscheinen:
    • Eintrag im Tab “Registrations”
    • Anzahl in “Schedule Overview” aktualisiert
    • Farbe zu Gelb (1/2) geändert
  6. ✅ Noch eine Testanmeldung für denselben Bereich/Zeitslot absenden
  7. ✅ Farbe sollte zu Grün (2/2) wechseln
  8. ✅ Testeinträge aus dem Tab “Registrations” löschen

Teilen! (2 Minuten)

Formular teilen:

  1. ✅ Im Formular: “Senden” anklicken
  2. ✅ Link-Symbol anklicken
  3. ✅ “URL kürzen” aktivieren
  4. ✅ Link kopieren
  5. ✅ Per E-Mail/Chat an das Team senden

Tabelle teilen (nur lesen):

  1. ✅ In der Tabelle: “Teilen” anklicken
  2. ✅ Auf “Jeder mit dem Link kann ANSEHEN” ändern
  3. ✅ Link kopieren
  4. ✅ An das Team senden, damit sie den Arbeitsplan sehen können

Anpassungen (Optional)

Namen in Zellen anzeigen?

Formel ersetzen mit:

=IF(COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)>0,
  COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)&"/2: "&
  JOIN(", ",FILTER(Registrations!$B:$B,(Registrations!$C:$C=$A2)*(Registrations!$D:$D=B$1))),
  "0/2")

Besseres Drucklayout?

  1. Datei > Drucken
  2. Ausrichtung: Querformat
  3. Skalierung: An Breite anpassen
  4. Format > Rahmen > Alle Rahmen

Fertig!

Gesamtzeit: ~17-20 Minuten

Das System:

  • ✅ Erfasst Anmeldungen automatisch
  • ✅ Aktualisiert sich in Echtzeit
  • ✅ Ist farbcodiert für einfache Ansicht
  • ✅ Ist mit dem Team teilbar
  • ✅ Ist bereit zum Drucken

Wie geht es weiter?

  1. Überwachen: Anmeldungen täglich prüfen
  2. Erinnern: Erinnerungen für leere Slots senden
  3. Anpassen: Falls nötig, Bereiche oder Zeiten hinzufügen/entfernen
  4. Drucken: Finale Version 1-2 Tage vor der Veranstaltung drucken
  5. Sichern: Vor dem Veranstaltungstag als Excel herunterladen

Hilfe benötigt?

Häufige Probleme

Formeln zeigen #REF! Fehler?

  • Sicherstellen, dass der Tab-Name “Registrations” exakt “Registrations” lautet

Farben funktionieren nicht?

  • Bedingte Formatierungsformeln prüfen
  • Sicherstellen, dass Bereichs-/Zeitnamen zwischen Formular und Tabelle übereinstimmen

Formular nicht verknüpft?

  • Schritt “Formular mit Tabelle verknüpfen” wiederholen
  • Sicherstellen, dass die richtige Tabelle ausgewählt wurde

Zellen nicht bearbeitbar?

  • Formeln sind in den Zellen - das ist normal!
  • Manuelle Bearbeitungen nur im Tab “Registrations”

Profi-Tipps

  1. Tab anheften: Tabelle in Browser-Tab offen halten
  2. Mobile App: Google Sheets App für unterwegs installieren
  3. Benachrichtigungen: E-Mail-Benachrichtigungen für neue Formularantworten einrichten
  4. Deadline: Anmeldefrist festlegen (z.B. 3 Tage vor der Veranstaltung)
  5. Ersatzliste: Liste von Ersatzhelfern für Ausfälle bereithalten
  6. Veranstaltungstag: Gedruckte Kopie + Tablet mit digitaler Version
  7. Check-in: Liste zum Abhaken beim Eintreffen nutzen
Google Sheets Einrichtung