Dokumentation
Google Sheets Einrichtung

Google Sheets Einrichtung

Diese Anleitung hilft dir, die Google Sheets Arbeitsplanübersicht mit automatischer Farbcodierung und Live-Updates einzurichten.

Schritt 1: Google Sheet erstellen

  1. Gehe zu Google Sheets
  2. Klicke auf “Leer” um eine neue Tabelle zu erstellen
  3. Benenne sie: “Arkade-Sommerfest 2026 - Arbeitsplan”

Schritt 2: Struktur erstellen

Tabellenblatt 1: “Schedule Overview” (Hauptansicht)

Hinweis: Bereiche können sich von Jahr zu Jahr ändern! Diese Struktur ist einfach zu aktualisieren.

Kopfzeile (Zeile 1)

ABCDE
Bereich/Area09:00-10:0011:00-13:0013:00-15:0016:30+ (Abbau)

Bereichszeilen (ab Zeile 2)

Aktuelle Bereiche (bei Bedarf aktualisieren!):

  • Aufbau (09:00-10:00) - Zeile 2

  • BONKASSE - Zeile 3

  • Getränkeausgabe - Zeile 4

  • Kaffeebar - Zeile 5

  • Springer/Aufräumer - Zeile 6

  • Abbau (16:30+) - Zeile 7

  • Abbau (16:30+) - Zeile 7

Nicht alle Bereiche sind in allen Zeitslots aktiv! Bestimmte Zellen als “N/A” markieren oder grau färben:

  • Aufbau: Nur Spalte B (09:00-10:00)
  • BONKASSE, Getränkeausgabe, Kaffeebar, Springer: Nur Spalten C und D (11-13, 13-15)
  • Abbau: Nur Spalte E (16:30+)

Tabellenblatt 2: “Registrations” (Formularantworten)

Dieses Tabellenblatt wird automatisch erstellt, wenn Google Forms verknüpft wird. Es enthält:

  • Zeitstempel
  • E-Mail
  • Name
  • Bereich / Area
  • Zeitslot / Time Slot
  • Geschlecht (falls abgefragt)
  • Anmerkungen (falls abgefragt)

Tabellenblatt 3: “Hilfsformeln” (Optional)

Zum Zählen von Anmeldungen pro Bereich/Zeitslot-Kombination.

Schritt 3: Formeln zum Zählen der Anmeldungen hinzufügen

Für aktive Bereich/Zeit-Kombinationen: 

=COUNTIFS(Registrations!$C:$C, $A2, Registrations!$D:$D, B$1) & "/2"

Für Abbau (6 Personen benötigt, nicht 2):

In der Abbau-Zeile, diese Formel in der 16:30+-Spalte verwenden:

=COUNTIFS(Registrations!$C:$C, $A2, Registrations!$D:$D, E$1) & "/6"

Für N/A-Zellen (Bereiche, die zu dieser Zeit nicht aktiv sind):

Einfach N/A eingeben oder leer lassen - dann die Zelle manuell grau färben (Format > Hintergrundfarbe > Grau)

Formellogik

Jede Formel zählt, wie viele Personen sich für genau diesen Bereich UND diesen Zeitslot angemeldet haben:

  • Der Bereich in Spalte A (z.B. "Kaffeebar")
  • Der Zeitslot in Zeile 1 (z.B. "11:00-13:00")

Da Personen das Formular einmal pro Bereich/Zeit-Kombination absenden, erscheint eine Person, die zwei Schichten übernimmt, zweimal im Tab “Registrations” - was korrekt ist!

Mit Namensanzeige 

=IFERROR(
  COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)&"/2: "&
  JOIN(", ",FILTER(Registrations!$B:$B,(Registrations!$C:$C=$A2)*(Registrations!$D:$D=B$1))),
  "0/2"
)

Beispielausgabe: 2/2: Max Müller, Anna Schmidt

Schritt 4: Bedingte Formatierung (Farbcodierung) anwenden

Für reguläre Bereich/Zeit-Zellen (B2:D6 o.ä. - NICHT Abbau):

  1. Den Bereich der aktiven Zellen auswählen (z.B. C3:D6 für die 11-15 Uhr Schichten)
  2. Format > Bedingte Formatierung klicken
  3. Drei Regeln hinzufügen:

Regel 1: Grün (Voll besetzt - 2/2)

  • Formel: =COUNTIFS(Registrations!$C:$C, $A2, Registrations!$D:$D, B$1) = 2
  • Formatierung: Hintergrundfarbe Grün (#34A853), Text Weiß

Regel 2: Gelb (Teilweise besetzt - 1/2)

  • Formel: =COUNTIFS(Registrations!$C:$C, $A2, Registrations!$D:$D, B$1) = 1
  • Formatierung: Hintergrundfarbe Gelb (#FBBC04), Text Schwarz

Regel 3: Rot (Nicht besetzt - 0/2)

  • Formel: =COUNTIFS(Registrations!$C:$C, $A2, Registrations!$D:$D, B$1) = 0
  • Formatierung: Hintergrundfarbe Rot (#EA4335), Text Weiß

Für die Abbau-Zeile (andere Anforderung: 6 Personen, min. 3 Männer):

Nur die Abbau-Zelle (z.B. E7) auswählen und separate Regeln hinzufügen:

Abbau Grün (6/6 - voll)

  • Formel: =COUNTIFS(Registrations!$C:$C, $A7, Registrations!$D:$D, E$1) >= 6
  • Formatierung: Grün

Abbau Gelb (teilweise besetzt, 1-5 Personen)

  • Formel: =AND(COUNTIFS(Registrations!$C:$C, $A7, Registrations!$D:$D, E$1) > 0, COUNTIFS(Registrations!$C:$C, $A7, Registrations!$D:$D, E$1) < 6)
  • Formatierung: Gelb

Abbau Rot (0 Personen)

  • Formel: =COUNTIFS(Registrations!$C:$C, $A7, Registrations!$D:$D, E$1) = 0
  • Formatierung: Rot

Für N/A-Zellen:

Diese Zellen auswählen und manuell:

  1. Hintergrundfarbe auf Hellgrau (#CCCCCC) setzen
  2. Text: N/A
  3. Keine bedingte Formatierung erforderlich - sie sind inaktiv

Schritt 5: Namenslisten hinzufügen (Optional, aber empfohlen)

Eine Hilfsspalte kann hinzugefügt werden, um angemeldete Namen anzuzeigen:

=JOIN(", ", FILTER(Registrations!$B:$B, (Registrations!$C:$C=$A2)*(Registrations!$D:$D=B$1)))

Ausgabe: “Max Müller, Anna Schmidt”

Schritt 6: Formatierung für den Druck

  1. Druckbereich festlegen: Datei > Drucken > Druckbereich festlegen
  2. Seiteneinrichtung:
    • Ausrichtung: Querformat
    • Papiergröße: A4 oder A3 (je nach Anzahl der Bereiche)
    • Skalierung: An Breite anpassen
  3. Kopf-/Fußzeile:
    • Kopfzeile: “Arkade-Sommerfest 2026 - Arbeitsplan”
    • Fußzeile: Druckdatum
  4. Rahmen:
    • Alle Zellen mit Daten auswählen
    • Rahmen-Symbol klicken
    • “Alle Rahmen” auswählen

Schritt 7: Freigabe-Einstellungen

  1. Schaltfläche Teilen (oben rechts) klicken
  2. Auf: “Jeder mit dem Link kann ansehen” setzen
  3. Für Bearbeitung (Formularantworten): Eingeschränkt lassen
  4. Link zum Teilen mit dem Team kopieren

Schritt 8: Automatische Aktualisierung aktivieren

Die Tabelle aktualisiert sich automatisch, wenn jemand das Formular absendet. Für Echtzeit-Updates:

  1. Den Nur-Lese-Link mit den Helfern teilen
  2. Empfehlen, die Seite zu aktualisieren oder offen zu halten
  3. Google Sheets Mobile App für Live-Updates empfehlen

Erweitert: Überbesetzte Slots hervorheben

Falls sich jemand versehentlich für einen bereits vollen Slot (2/2) anmeldet:

Regel 4: Orange (Überbesetzt - 3+ Personen)

  • Formel: =COUNTIFS(Registrations!$C:$C, $A2, Registrations!$D:$D, B$1) > 2
  • Formatierung: Hintergrundfarbe Orange (#FF9900), Text Schwarz

Fehlerbehebung

Formeln funktionieren nicht?

  • Prüfen, ob der Tab-Name “Registrations” exakt übereinstimmt
  • Spaltenreferenzen prüfen ($C:$C für Bereich, $D:$D für Zeit)
  • Keine extra Leerzeichen in Bereichs-/Zeitnamen

Farben aktualisieren nicht?

  • Reihenfolge der Regeln für bedingte Formatierung prüfen (ziehen zum Neuordnen)
  • Formel-Syntax prüfen
  • Seite neu laden

Drucklayout-Probleme?

  • Papiergröße A3 bei vielen Bereichen versuchen
  • Schriftgröße anpassen (9-11pt funktioniert gut)
  • Skalierungsoption “An Seite anpassen” nutzen

Vollständige Beispielformel

Für eine Zelle mit Anzahl, Namen und Verhältnis:

=IF(COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)>0,
  COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)&"/2: "&
  JOIN(", ",FILTER(Registrations!$B:$B,(Registrations!$C:$C=$A2)*(Registrations!$D:$D=B$1))),
  "0/2")

Ausgabe: “2/2: Max Müller, Anna Schmidt”

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