Google Forms Einrichtung

Diese Anleitung hilft dir, das Anmeldeformular für den Arkade-Sommerfest Arbeitsplan zu erstellen.

Schritt 1: Google Formular erstellen

1. Deine Google Tabelle öffnen: “Arkade-Sommerfest 2026 - Arbeitsplan”
2. Extras > Neues Formular erstellen klicken
3. Oder direkt zu Google Forms gehen und ein neues Formular erstellen

Schritt 2: Formulareinstellungen

1. Auf das Einstellungen-Zahnrad (oben rechts) klicken
2. Konfigurieren:
   • ✅ E-Mail-Adressen erfassen: Ja
   • ❌ Auf 1 Antwort beschränken: NEIN! (Personen müssen sich für mehrere Bereich/Zeit-Kombinationen anmelden)
   • ✅ Antworten nach dem Absenden bearbeiten: Ja (ermöglicht Änderungen)
   • ✅ Zusammenfassungsdiagramme und Textantworten anzeigen: Ja

Wichtig: NICHT auf 1 Antwort beschränken, weil:

• Personen mehrere Schichten übernehmen werden
• Jede Bereich/Zeit-Kombination eine separate Formularabgabe benötigt
• Person A arbeitet BONKASSE 11-13 UND Kaffeebar 13-15 = 2 Abgaben

Schritt 3: Formulartitel und -beschreibung

Formulartitel:

Arkade-Sommerfest 2026 - Arbeitsplan Registrierung

Beschreibung:

Bitte melde dich hier für deinen Arbeitseinsatz beim Arkade-Sommerfest an!

Wichtige Informationen:
• Pro Zeitslot und Bereich werden 2 Personen benötigt
• Bitte melde dich für MEHRERE Zeitslots an (wir brauchen deine Hilfe!)
• Du kannst verschiedene Bereiche zu verschiedenen Zeiten machen
• Beispiel: BONKASSE 11-13 Uhr, dann Kaffeebar 13-15 Uhr
• Für Abbau (16:30+) brauchen wir 6 Leute (davon mindestens 3 Männer)

Aktuelle Übersicht: [LINK ZUR GOOGLE SHEETS EINFÜGEN]
Grün = voll besetzt (2/2)
Gelb = 1 Person fehlt (1/2)
Rot = frei (0/2)

Vielen Dank für deine Unterstützung!

Schritt 4: Frage 1 - Name

• Fragetyp: Kurzantwort
• Frage: “Vollständiger Name”
• ✅ Pflichtfeld

Validierung (optional):

• Antwortvalidierung
• Text → Enthält nicht → “123456789” (verhindert Testeinträge)

Schritt 5: Frage 2 - E-Mail (Automatisch)

Wird automatisch erfasst, wenn “E-Mail-Adressen erfassen” in den Einstellungen aktiviert ist.

Schritt 6: Frage 3 - Bereichsauswahl

• Fragetyp: Multiple Choice
• Frage: “Bereich / Area”
• ✅ Pflichtfeld

Optionen:

○ Aufbau (09:00-10:00)
○ BONKASSE
○ Getränkeausgabe
○ Kaffeebar
○ Springer/Aufräumer
○ Abbau (16:30+)

Wichtige Hinweise:

• Diese Namen müssen EXAKT mit den Bereichsnamen in der Google Tabelle übereinstimmen!
• Bereiche können sich ändern oder erweitern - bei Bedarf aktualisieren!
• Nicht alle Bereiche sind in allen Zeitslots aktiv (siehe AREAS_CONFIG.md)

Schritt 7: Frage 4 - Zeitslot-Auswahl

Ansatz: Einzel-Auswahl - Personen füllen das Formular mehrfach für verschiedene Schichten aus

• Fragetyp: Multiple Choice
• Frage: “Zeitslot / Time Slot”
• ✅ Pflichtfeld

Optionen:

○ 09:00-10:00 (Aufbau)
○ 11:00-13:00
○ 13:00-15:00
○ 15:00-16:00
○ 16:30+ (Abbau)

Wichtig:

• Diese Zeitslots müssen EXAKT mit den Spaltenüberschriften in der Google Tabelle übereinstimmen!
• Personen wählen EINEN Bereich und EINEN Zeitslot pro Abgabe
• Für mehrere Schichten: Formular erneut mit anderem Bereich/Zeit absenden
• Beispiel: Erste Abgabe = BONKASSE + 11-13, Zweite Abgabe = Kaffeebar + 13-15

Schritt 8: Frage 5 - Geschlecht (Optional, aber empfohlen)

Warum: Für den Abbau benötigen wir mindestens 3 Männer (schweres Heben)

• Fragetyp: Multiple Choice
• Frage: “Geschlecht / Gender (optional - für Abbau-Planung)”
• ⬜ Kein Pflichtfeld (optional aus Datenschutzgründen)

Optionen:

○ Männlich / Male
○ Weiblich / Female
○ Divers / Other
○ Keine Angabe / Prefer not to say

Schritt 9: Frage 6 - Zusätzliche Informationen

• Fragetyp: Absatz
• Frage: “Anmerkungen / Comments (optional)”
• ⬜ Kein Pflichtfeld

Ermöglicht Helfern Hinweise wie:

• “Kann nur wenn…”
• “Bevorzuge Bereich X”
• “Bin flexibel”
• “Kann schwer heben” (für Abbau)

Schritt 10: Bestätigungsnachricht

Einstellungen > Präsentation klicken

Bestätigungsnachricht:

Vielen Dank für deine Anmeldung!

Deine Registrierung wurde erfolgreich gespeichert:
   Bereich + Zeitslot

Kannst du noch mehr Zeitslots übernehmen?
   Klicke unten auf "Weitere Antwort senden" um dich für weitere Schichten anzumelden!

Beispiel: BONKASSE 11-13 Uhr + Kaffeebar 13-15 Uhr = 2 Anmeldungen

Aktuelle Übersicht: [LINK ZUR GOOGLE SHEETS]
   Grün = voll | Gelb = 1 fehlt | Rot = frei

Bis bald beim Arkade-Sommerfest!

✅ Link zum Absenden einer weiteren Antwort anzeigen: JA! (sehr wichtig - Personen müssen mehrere Schichten anmelden)

Schritt 11: Mit Google Sheets verknüpfen

1. Im Google Formular auf den Tab Antworten klicken
2. Auf das Google Sheets-Symbol klicken (Tabelle erstellen)
3. Auswählen: “Vorhandene Tabelle auswählen”
4. Deine “Arkade-Sommerfest 2026 - Arbeitsplan” Tabelle auswählen
5. Auswählen klicken

Dadurch wird ein neuer Tab “Formularantworten 1” oder “Registrations” erstellt.

Diesen Tab in “Registrations” umbenennen (um mit den Formeln aus der Einrichtungsanleitung übereinzustimmen).

Schritt 12: Formular testen

1. Vorschau (Augen-Symbol) klicken
2. Testanmeldung absenden
3. Prüfen, ob sie im Tab “Registrations” erscheint
4. Prüfen, ob die Übersicht aktualisiert wird und Farben sich ändern
5. Testeintrag löschen

Schritt 13: Formular teilen

Formularlink erhalten:

1. Schaltfläche Senden (oben rechts) klicken
2. Auf das Link-Symbol (Kette) klicken
3. ✅ “URL kürzen” aktivieren
4. Kopieren klicken

Mit Team teilen - E-Mail-Vorlage:

Betreff: Arkade-Sommerfest 2026 - Bitte für Arbeitseinsatz anmelden

Hallo zusammen,

bitte meldet euch für das Arkade-Sommerfest am [DATUM] an:

Anmeldeformular: [FORMULAR-LINK]
Live-Übersicht: [TABELLEN-LINK]

Pro Bereich und Zeitslot werden 2 Personen benötigt.

Farbcodierung in der Übersicht:
Grün = voll besetzt (2/2)
Gelb = 1 Person fehlt (1/2)
Rot = frei (0/2)

Zeitslots:
• 09:00-10:00 (Aufbau)
• 11:00-13:00
• 13:00-15:00
• 15:00-16:00
• 16:30+ (Abbau)

Danke für eure Unterstützung!

Viele Grüße,
[Dein Name]

Schritt 14: Antworten überwachen

In Google Forms:

• Tab Antworten anklicken für Zusammenfassungsstatistiken
• Einzelne Antworten einsehen
• Bei Bedarf als CSV herunterladen

In Google Sheets:

• Echtzeit-Updates im Tab “Registrations”
• Farbcodierte Übersicht im Tab “Schedule Overview”
• Bei Fertigstellung exportieren/drucken

Fehlerbehebung

Antworten erscheinen nicht in Sheets?

• Prüfen, ob das Formular mit der richtigen Tabelle verknüpft ist
• Prüfen, ob der Tab “Registrations” existiert
• Formulareinstellungen prüfen: Antworten → Antworten annehmen (muss AN sein)

Namen stimmen nicht überein?

• Bereichsnamen im Formular müssen exakt mit der Tabelle übereinstimmen
• Zeitslots im Formular müssen exakt mit der Tabelle übereinstimmen
• Auf extra Leerzeichen oder Sonderzeichen achten

Mehrfachabgaben derselben Person?

• Wenn “Auf 1 Antwort beschränken” AN: Antwort kann bearbeitet werden
• Wenn AUS: Mehrfachabgaben möglich (für mehrere Slots)

Anmeldung schließen?

• In Google Forms: Antworten → “Antworten annehmen” auf AUS
• Nachricht hinzufügen: “Anmeldung geschlossen / Registration closed”

Best Practices

1. Gründlich testen bevor es mit dem Team geteilt wird
2. Namen konsistent halten zwischen Formular und Tabelle
3. Nur-Lese-Tabellen-Link teilen (keine direkte Bearbeitung ermöglichen)
4. Deadline festlegen für Anmeldungen
5. Erinnerungen senden für leere Slots
6. Finale Version drucken 1-2 Tage vor der Veranstaltung
7. Digitale Version am Veranstaltungstag zugänglich halten
8. Daten sichern (Datei > Herunterladen als Excel/PDF)