Dokumentation
Formelreferenz

Formelreferenz

Alle Formeln, die für das Arkade-Sommerfest Arbeitsplansystem benötigt werden. Einfach kopieren und einfügen!

Voraussetzungen

  • Tabellenblatt-Name: “Schedule Overview” (Hauptansicht)
  • Tabellenblatt-Name: “Registrations” (Formularantworten)
  • Spalte C in Registrations: Bereich/Area
  • Spalte D in Registrations: Zeitslot/Time Slot
  • Spalte B in Registrations: Name

Grundformeln

1. Einfache Anzahl (Zeigt: “2”)

Verwenden in: Zelle B2 (und in alle Datenzellen kopieren)

=COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)

Was sie macht: Zählt, wie viele Personen sich für diese Bereich/Zeit-Kombination angemeldet haben

Beispielausgabe: 2, 1, 0

2. Anzahl mit Gesamt (Zeigt: “2/2”)

Verwenden in: Zelle B2 (und in alle Datenzellen kopieren)

=COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)&"/2"

Was sie macht: Zeigt aktuelle Anzahl und benötigte Anzahl

Beispielausgabe: 2/2, 1/2, 0/2

3. Anzahl mit Namen (Zeigt: “2/2: Max, Anna”)

Verwenden in: Zelle B2 (und in alle Datenzellen kopieren)

=IF(COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)>0,
  COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)&"/2: "&
  JOIN(", ",FILTER(Registrations!$B:$B,(Registrations!$C:$C=$A2)*(Registrations!$D:$D=B$1))),
  "0/2")

Was sie macht: Zeigt Anzahl UND Namen der angemeldeten Personen

Beispielausgabe:

  • 2/2: Max Müller, Anna Schmidt
  • 1/2: John Doe
  • 0/2

Formeln für bedingte Formatierung

Anwenden auf Bereich: B2:F8 (oder deinen Datenbereich)

Regel 1: Grüner Hintergrund (Voll besetzt)

Wenn: 2 Personen angemeldet

Formel:

=COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)=2

Formatierung:

  • Hintergrundfarbe: #34A853 (Grün)
  • Textfarbe: #FFFFFF (Weiß) oder #137333 (Dunkelgrün)

Regel 2: Gelber Hintergrund (Teilweise besetzt)

Wenn: 1 Person angemeldet

Formel:

=COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)=1

Formatierung:

  • Hintergrundfarbe: #FBBC04 (Gelb)
  • Textfarbe: #000000 (Schwarz)

Regel 3: Roter Hintergrund (Leer)

Wenn: 0 Personen angemeldet

Formel:

=COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)=0

Formatierung:

  • Hintergrundfarbe: #EA4335 (Rot)
  • Textfarbe: #FFFFFF (Weiß)

Regel 4: Oranger Hintergrund (Überbesetzt) - Optional

Wenn: Mehr als 2 Personen angemeldet

Formel:

=COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)>2

Formatierung:

  • Hintergrundfarbe: #FF9900 (Orange)
  • Textfarbe: #000000 (Schwarz)

Erweiterte Formeln

5. Nur Namen (für separate Spalte)

Verwenden in: Spalte G oder separates Tabellenblatt

=JOIN(", ",FILTER(Registrations!$B:$B,(Registrations!$C:$C=$A2)*(Registrations!$D:$D=B$1)))

Was sie macht: Listet nur die Namen auf

Beispielausgabe: Max Müller, Anna Schmidt, John Doe

6. E-Mail-Adressen (für Kontaktliste)

Verwenden in: Separates Hilfstabellenblatt

=JOIN("; ",FILTER(Registrations!$B:$B&" <"&Registrations!$A:$A&">",
  (Registrations!$C:$C=$A2)*(Registrations!$D:$D=B$1)))

Voraussetzung: Spalte A in Registrations enthält E-Mail-Adressen

Beispielausgabe: Max Müller <max@example.com>; Anna Schmidt <anna@example.com>

7. Statustext (für Statusspalte)

Verwenden in: Hilfsspalte

=IF(COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)=2,"Voll besetzt",
  IF(COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)=1,"1 Person fehlt",
  IF(COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)>2,"Überbesetzt","Frei")))

Beispielausgabe: Voll besetzt, 1 Person fehlt, Frei, Überbesetzt

8. Prozentsatz voll (für Diagramme)

Verwenden in: Hilfstabellenblatt für Statistiken

=COUNTIFS(Registrations!$C:$C,$A2,Registrations!$D:$D,B$1)/2*100&"%"

Beispielausgabe: 100%, 50%, 0%, 150%

Statistikformeln

9. Gesamtanmeldungen pro Bereich

Verwenden in: Zusammenfassungstabellenblatt

=COUNTIF(Registrations!$C:$C,"Getränkeausgabe")

Ersetzen: “Getränkeausgabe” durch deinen Bereichsnamen

10. Gesamtanmeldungen pro Zeitslot

Verwenden in: Zusammenfassungstabellenblatt

=COUNTIF(Registrations!$D:$D,"11:00-13:00")

Ersetzen: “11:00-13:00” durch deinen Zeitslot

11. Gesamtprozentsatz belegt

Verwenden in: Dashboard-Zelle

=COUNTA(Registrations!$B:$B)/28*100&"%"

Anpassen: Gesamtgültige Personenschichten = 28

  • BONKASSE: 2 Schichten × 2 Personen = 4
  • Getränkeausgabe: 3 Schichten × 2 Personen = 6
  • Kaffeebar: 3 Schichten × 2 Personen = 6
  • Springer/Aufräumer: 3 Schichten × 2 Personen = 6
  • Abbau: 1 Schicht × 6 Personen = 6
  • (Aufbau ausgenommen - Team TBD)

12. Anzahl leerer Slots

Verwenden in: Dashboard-Zelle

=COUNTIF(B2:F8,"0/2")

Anpassen: B2:F8 an deinen Datenbereich anpassen

Hilfsformeln

13. Namensabgleichfehler prüfen 

=IF(COUNTIF('Schedule Overview'!$A:$A,C2)=0,"Bereichsname stimmt nicht überein: "&C2,"OK")

In einer Spalte neben den Registrations-Daten platzieren

14. Duplikate hervorheben

Für bedingte Formatierung im Registrations-Tabellenblatt:

=COUNTIFS($B:$B,$B2,$C:$C,$C2,$D:$D,$D2)>1

Formatierung: Hellroter Hintergrund

15. Letztes Aktualisierungsdatum

Verwenden in: Zelle A1 oder Kopfzeile

="Letztes Update: "&TEXT(NOW(),"DD.MM.YYYY HH:MM")

Hinweis: Aktualisiert sich nur, wenn die Tabelle neu berechnet wird

Schnellreferenztabelle

FormeltypAnwendungsfallKomplexitätEmpfohlen
Formel #2Standard-AnzeigeformatEinfach✅ Ja
Formel #3Anzahl + NamenMittel✅ Ja (wenn Platz vorhanden)
Formel #1Minimale AnzeigeEinfachFür kleine Bildschirme
Formel #7Deutschsprachiger StatustextMittelOptional
Formel #11GesamtfortschrittEinfach✅ Ja (Dashboard)
Formel #14Duplikate verhindernMittel✅ Ja (Validierung)

Kopier-Einfüge-Anleitung

Für Zelle B2 (erste Datenzelle):

  1. Zelle B2 anklicken
  2. Eine der Formeln #1, #2 oder #3 einfügen
  3. Enter drücken
  4. Zelle B2 erneut anklicken
  5. Kopieren (Strg+C)
  6. Bereich B2:F8 (alle Datenzellen) auswählen
  7. Einfügen (Strg+V)

Für bedingte Formatierung:

  1. Bereich B2:F8 auswählen
  2. Format > Bedingte Formatierung
  3. “Weitere Regel hinzufügen” anklicken (4 Mal für 4 Regeln)
  4. Für jede Regel:
    • “Benutzerdefinierte Formel ist” auswählen
    • Formel einfügen
    • Formatierungsfarben festlegen
    • “Fertig” klicken

Fehlerbehebung

Formel zeigt #REF! Fehler

Problem: Tabellenblatt-Name stimmt nicht überein

Lösung: Sicherstellen, dass das Tabellenblatt genau “Registrations” heißt (keine Leerzeichen vor/nach dem Namen)

Formel zeigt #N/A Fehler

Problem: FILTER-Funktion findet keine Übereinstimmungen

Lösung: FILTER in IFERROR einschließen:

=IFERROR(FILTER(...), "")

Bedingte Formatierung funktioniert nicht

Problem: Formelsyntax oder Bereichsproblem

Lösung:

  • $A2 für Zeilenreferenz verwenden (kein $ vor der Zahl)
  • B$1 für Spaltenreferenz verwenden ($ vor der Zahl)
  • Prüfen, dass die Formel mit = beginnt

Namen werden nicht korrekt angezeigt

Problem: Spaltenreferenzen falsch

Lösung: Prüfen:

  • Spalte B = Namen (im Registrations-Tabellenblatt)
  • Spalte C = Bereiche (im Registrations-Tabellenblatt)
  • Spalte D = Zeitslots (im Registrations-Tabellenblatt)

Formeln testen

Nach dem Einfügen der Formeln:

  1. ✅ Zelle zeigt “0/2” (vor Anmeldungen)
  2. ✅ Zelle ist ROT
  3. ✅ Testformular absenden
  4. ✅ Zelle zeigt “1/2” mit Namen
  5. ✅ Zelle wird GELB
  6. ✅ Noch eine Abgabe für denselben Slot absenden
  7. ✅ Zelle zeigt “2/2” mit beiden Namen
  8. ✅ Zelle wird GRÜN
  9. ✅ Testeinträge löschen
  10. ✅ Zelle zeigt wieder “0/2” und ist ROT

Profi-Tipps

  1. Zuerst in einer Zelle testen bevor auf alle Zellen kopiert wird
  2. Absolute Referenzen ($) korrekt verwenden:
    • $A2 sperrt Spalte A, Zeile kann sich ändern
    • B$1 sperrt Zeile 1, Spalte kann sich ändern
    • $A$1 sperrt beides (hier selten benötigt)
  3. Tabellenblätter exakt benennen wie angegeben (Groß-/Kleinschreibung beachten)
  4. Formeln konsistent halten in allen Zellen
  5. Anpassungen dokumentieren in einem separaten Tabellenblatt-Tab

Letzte Aktualisierung: Februar 2026

Bereiche & ZeitslotsCheckliste