Checkliste

Vollständige Checkliste für die Einrichtung und Durchführung des Arkade-Sommerfest Arbeitsplansystems.

Ausdrucken und Punkte abhaken beim Erledigen!

Phase 1: Einrichtung (3-4 Wochen vor der Veranstaltung)

Google Sheet erstellen

• Neue Google Tabelle erstellt
• Benannt: “Arkade-Sommerfest 2026 - Arbeitsplan”
• CSV-Vorlage importiert ODER Struktur manuell erstellt
• Tabelle hat Kopfzeile mit: Bereich/Area | Zeitslots 1-5
• Tabelle hat Bereichszeilen (entsprechend der Anzahl der Bereiche)
• Bereichsnamen stimmen exakt mit geplanten Namen überein
• Zeitslot-Namen stimmen exakt mit geplanten Zeiten überein

Google Formular erstellen

• Neues Google Formular erstellt (über Tabelle oder separat)
• Benannt: “Arkade-Sommerfest 2026 - Arbeitsplan Registrierung”
• Formularbeschreibung mit Veranstaltungsdetails hinzugefügt
• Frage 1 hinzugefügt: “Vollständiger Name” (Kurzantwort, Pflichtfeld)
• Frage 2 hinzugefügt: “Bereich / Area” (Multiple Choice, Pflichtfeld)
• Alle Bereiche als Optionen in Frage 2 hinzugefügt
• Bereichsnamen stimmen EXAKT mit der Tabelle überein
• Frage 3 hinzugefügt: “Zeitslot / Time Slot” (Multiple Choice, Pflichtfeld)
• Alle 5 Zeitslots als Optionen in Frage 3 hinzugefügt
• Zeitslot-Namen stimmen EXAKT mit der Tabelle überein
• Frage 4 hinzugefügt (optional): “Anmerkungen” (Absatz, Optional)

Formulareinstellungen

• Einstellungen: E-Mail-Adressen erfassen = AN
• Einstellungen: Auf 1 Antwort beschränken = AUS (Personen melden sich mehrfach für verschiedene Schichten an!)
• Bestätigungsnachricht mit Anweisungen angepasst
• Bestätigungsnachricht enthält Hinweis “Weitere Antwort senden”
• Link zur Tabelle in Bestätigungsnachricht eingefügt

Formular-Tabellen-Verknüpfung

• Formular mit Tabelle verknüpft
• Tab “Registrations” erstellt
• Tab exakt in “Registrations” umbenannt (falls abweichend)
• Formularabgabe getestet
• Antwort erscheint im Registrations-Tabellenblatt
• Spalten sind: A=Zeitstempel oder E-Mail, B=Name, C=Bereich, D=Zeitslot

Formeln

• Zählformel in Zelle B2 eingegeben
• Formelsyntax geprüft
• Formel in alle Datenzellen kopiert (B2:F8 oder eigener Bereich)
• Alle Zellen zeigen initial “0/2”
• Testabgabe lässt Zelle “1/2” anzeigen
• Zweite Testabgabe lässt Zelle “2/2” anzeigen
• Testeinträge gelöscht
• Zellen zeigen wieder “0/2”

Bedingte Formatierung

• Datenbereich ausgewählt (B2:F8 oder eigener Bereich)
• Regel 1 erstellt: Grün wenn Anzahl = 2
• Regel 2 erstellt: Gelb wenn Anzahl = 1
• Regel 3 erstellt: Rot wenn Anzahl = 0
• Regel 4 erstellt (optional): Orange wenn Anzahl > 2
• Farben in der Vorschau korrekt
• Mit Testdaten getestet
• Farben ändern sich korrekt basierend auf der Anzahl
• Testdaten entfernt

Freigabe-Einstellungen

• Tabelle freigegeben: “Jeder mit dem Link kann ANSEHEN”
• NICHT auf Organisation beschränkt (wenn nicht beabsichtigt)
• Nur-Lese-Link im privaten Fenster getestet
• Formularlink kopiert
• Formularlink im privaten Fenster getestet
• Beide Links gespeichert/als Lesezeichen hinzugefügt

Phase 2: Start (2-3 Wochen vor der Veranstaltung)

Vorstart-Tests

• Abschlusstest: Formular absenden
• Prüfen: Eintrag in Registrations
• Prüfen: Anzahl in Übersicht aktualisiert
• Prüfen: Farbe geändert
• Prüfen: Formel zeigt korrekte Anzahl
• Prüfen: Namen angezeigt (falls diese Formel verwendet)
• Auf Mobilgerät prüfen
• In anderem Browser prüfen
• Alle Testdaten löschen

Kommunikationsvorbereitung

• Formularlink kopiert
• Tabellen-Link kopiert (Nur-Lese)
• Erste Ankündigungs-E-Mail vorbereitet
• Formularlink in E-Mail eingefügt
• Tabellen-Link in E-Mail eingefügt
• Anmeldefrist festgelegt
• Veranstaltungsdatum hinzugefügt
• Koordinator-Kontaktdaten hinzugefügt

Start

• Erste Ankündigungs-E-Mail versendet
• In Team-Slack/Teams/Chat gepostet
• Im Firmen-Intranet gepostet (falls vorhanden)
• Als Erinnerung im Team-Kalender eingetragen
• Persönliche Erinnerung zum Überprüfen der Anmeldungen gesetzt

Phase 3: Überwachung (1-2 Wochen vor der Veranstaltung)

Tägliche Prüfungen (Erste Woche)

Tag 1:

• Anzahl der Anmeldungen prüfen
• Leere Bereiche/Zeiten notieren (rot)
• Teilweise belegte Bereiche/Zeiten notieren (gelb)

Tag 3:

• Anzahl der Anmeldungen prüfen
• Erinnerungs-E-Mail senden bei <50% belegt

Tag 5:

• Anzahl der Anmeldungen prüfen
• Personen für kritisch leere Slots direkt kontaktieren

Tag 7:

• Anzahl der Anmeldungen prüfen
• Falls nötig zweite Erinnerung senden

Woche vor der Veranstaltung

• Prüfen, ob kritische Slots belegt sind (Aufbau, Abbau)
• Teilweise belegte Slots (gelb) identifizieren
• Gezielte Erinnerungen für spezifische Slots senden
• Bei Bedarf mit Team koordinieren
• Deadline ggf. anpassen

Anmeldeschluss

• Anmeldefrist erreicht
• Endkontrolle aller Slots
• Ersatzkräfte für leere Slots kontaktieren
• Falls nötig manuelle Zuteilungen koordinieren
• Tabelle mit manuellen Zuteilungen aktualisieren

Phase 4: Abschluss (2-3 Tage vor der Veranstaltung)

Abschlussprüfung

• Alle Slots zugeteilt (grün) ODER
• Notfallplan für nicht belegte Slots dokumentiert
• Keine überbesetzten Slots (orange) ODER
• Überbesetzte Slots umverteilt
• Alle Namen korrekt geprüft
• Kontaktdaten (E-Mails) korrekt geprüft

Abschlusskommunikation

• Abschluss-Bestätigungs-E-Mail gesendet
• Finalen Arbeitsplan-Link oder PDF beigefügt
• Veranstaltungslogistik hinzugefügt (Treffpunkt, Uhrzeit, etc.)
• Notfallkontaktdaten hinzugefügt
• Um Bestätigung/Rückmeldung gebeten

Druckvorbereitung

• Tabelle zum Drucken geöffnet
• Ausrichtung: Querformat
• Skalierung: An Breite anpassen (1 Seite) oder A3
• Vorschau sieht gut aus
• Rahmen sichtbar
• Farben sichtbar (oder akzeptabel in S/W)
• Alle Texte lesbar

Drucken

• 3 Kopien gedruckt: Farbe
• 2 Kopien gedruckt: Schwarzweiß (Sicherung)
• Hauptkopie laminiert (optional, aber empfohlen)
• Klemmbrett für Check-ins vorbereitet (optional)

Sicherung & Archivierung

• Tabelle als Excel (.xlsx) heruntergeladen
• Tabelle als PDF heruntergeladen
• Formularantworten als CSV heruntergeladen
• An sicherem Ort gespeichert (Google Drive, lokale Sicherung)
• Kopien am Veranstaltungstag zugänglich

Phase 5: Veranstaltungstag

Morgen der Veranstaltung

• Tageserinnerungs-SMS/WhatsApp gesendet
• Gedruckte Kopien dabei
• Digitale Version auf Tablet/Handy zugänglich
• Notfallkontaktliste bereit
• Bereichskoordinatoren identifiziert

Während der Veranstaltung

• Check-in-Tisch aufgestellt
• Arbeitsplan gut sichtbar ausgehängt
• Ankünfte abgehakt
• Ausfälle notiert
• Ersatzkräfte für Ausfälle kontaktiert
• Kurzfristige Änderungen koordiniert
• Digitale Version mit Änderungen aktuell gehalten

Problemmanagement

• Ausfälle dokumentiert
• Ersatz koordiniert
• Überbesetzung angepasst
• Sonderwünsche bearbeitet
• Probleme für Nachbesprechung protokolliert

Phase 6: Nach der Veranstaltung

Sofort (Tag danach)

• Dankes-E-Mail gesendet
• Informelles Feedback gesammelt
• Notiert, was gut funktioniert hat
• Notiert, was verbessert werden kann
• Kritische Probleme dokumentiert

Nachbereitung (Woche danach)

• Nachbericht erstellt
• Statistiken zusammengefasst (Anwesenheit, Ausfälle, etc.)
• Feedback-Umfrage gesendet (falls formales Feedback)
• Veranstaltungsfotos geteilt
• Top-Beitragende gewürdigt

Archivierung (Woche danach)

• Finale Datensicherung aller Daten
• Formular geschlossen (“Keine Antworten mehr möglich”)
• Tabelle in “Archiv”-Ordner verschoben
• Lessons Learned dokumentiert
• Vorlage für nächstes Jahr gespeichert
• Diese Checkliste mit Verbesserungen aktualisiert

Optionale Erweiterungen

Erweiterte Funktionen (falls benötigt)

• QR-Code für mobile Anmeldung erstellt
• Automatische Erinnerungs-E-Mails eingerichtet (Google Apps Script)
• Slack/Teams-Benachrichtigungen integriert
• Dashboard mit Statistiken erstellt
• Fotos/Profile der Teammitglieder hinzugefügt
• Schichttausch-Mechanismus erstellt
• Mobile Check-in-App eingerichtet
• Echtzeit-Dashboard-Anzeige erstellt

Qualitätsprüfungen

Vor dem Start

• Alle Namen korrekt geschrieben
• Alle Zeiten korrekt
• Alle Daten korrekt
• Links funktionieren
• Formulare funktionieren
• Farben funktionieren
• Druck funktioniert
• Mobil funktioniert

Während der Anmeldephase

• Täglich überwachen
• Fragen schnell beantworten
• Probleme sofort beheben
• Team informiert halten
• Schwung aufrechterhalten

Vor der Veranstaltung

• Alles bestätigt
• Alle benachrichtigt
• Ersatz bereit
• Druckmaterialien bereit
• Digitaler Zugang funktioniert

Fehlerbehebungsreferenz

Bei Problemen:

• FAQ.md für häufige Probleme
• GOOGLE_SHEETS_SETUP.md für Formelprobleme
• GOOGLE_FORMS_SETUP.md für Formularprobleme
• FORMULAS_REFERENCE.md für Formelsyntax

Notizen

Platz für Notizen, benutzerdefinierte Anpassungen oder Lessons Learned:

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Abzeichnung

Einrichtung abgeschlossen von: _________________ Datum: _________

Start abgeschlossen von: _________________ Datum: _________

Veranstaltungskoordinator: _________________ Datum: _________

Nacharchivierung: _________________ Datum: _________

Herzlichen Glückwunsch! Das Arkade-Sommerfest Arbeitsplansystem wurde erfolgreich implementiert!

Diese Checkliste für das nächste Jahr aufbewahren!

Version: 1.0
Letzte Aktualisierung: Februar 2026
Nächste Überprüfung: Nach dem Arkade-Sommerfest 2026