Bereiche & Zeitslots

Dieses Dokument definiert alle Bereiche und Zeitslots für das Arkade-Sommerfest 2026.

Zeitslots

Wichtige Hinweise:

• Nicht alle Bereiche sind in allen Zeitslots aktiv
• BONKASSE: Nur 11:00-13:00 und 13:00-15:00 (schließt um 15:00)
• Personen können mehrere Schichten in verschiedenen Bereichen übernehmen (aber nicht gleichzeitig)
• Bereiche können sich ändern oder erweitern - das System ist flexibel gestaltet!

Festival-Bereiche

Hinweis: Bereiche können sich jedes Jahr ändern oder erweitern. Diese Liste bei Bedarf aktualisieren!

1. Aufbau

Beschreibung: Aufbau am frühen Morgen
Zeitslots: 09:00 - 10:00
Personen benötigt: TBD (evtl. von separatem Team übernommen)
Besondere Hinweise: Nur Frühaufsteher! Noch nicht geklärt, wer das übernimmt.

2. BONKASSE

Beschreibung: Kasse / Zahlungsstation
Zeitslots: Nur 11:00-13:00 und 13:00-15:00 (schließt um 15:00)
Personen benötigt: 2 pro Schicht
Besondere Hinweise: Geldhandling, Grundkenntnisse in Mathematik hilfreich

3. Getränkeausgabe

Beschreibung: Getränkeausgabe - für ausreichend Flüssigkeit sorgen!
Zeitslots: 11:00-13:00, 13:00-15:00, 15:00-16:00
Personen benötigt: 2 pro Schicht
Besondere Hinweise: Heben möglich, Umgang mit Getränken

4. Kaffeebar

Beschreibung: Kaffee, Tee, Kuchen, Speisen
Zeitslots: 11:00-13:00, 13:00-15:00, 15:00-16:00
Personen benötigt: 2 pro Schicht
Besondere Hinweise: Lebensmittelhandling, Kundenservice

5. Springer/Aufräumer

Beschreibung: Flexible Helferrolle
Zeitslots: 11:00-13:00, 13:00-15:00, 15:00-16:00
Personen benötigt: 1-2 pro Schicht
Besondere Hinweise: Überall einspringen, verschiedene Aufgaben übernehmen, flexibel bleiben!

6. Abbau

Beschreibung: Abbau und Aufräumen ab 16:30
Zeitslots: 16:30+
Personen benötigt: 6 Personen gesamt (min. 3 Männer)
Besondere Hinweise: Körperliche Arbeit, ggf. schweres Heben erforderlich

Bereiche gesamt: 6 (flexibel - kann sich ändern!)

Personalberechnung

Geschätzter Personalbedarf

Während der Veranstaltung (11:00-16:00):

• BONKASSE: 2 Personen × 2 Schichten (11-13, 13-15) = 4 Personenschichten
• Getränkeausgabe: 2 Personen × 3 Schichten (11-13, 13-15, 15-16) = 6 Personenschichten
• Kaffeebar: 2 Personen × 3 Schichten (11-13, 13-15, 15-16) = 6 Personenschichten
• Springer/Aufräumer: 2 Personen × 3 Schichten (11-13, 13-15, 15-16) = 6 Personenschichten
• Zwischensumme während der Veranstaltung: ~22 Personenschichten

Abbau (16:30+):

• 6 Personen (min. 3 Männer)

Wichtige Punkte:

• ✅ Personen können (und sollen!) mehrere Schichten übernehmen
• ✅ Eine Person kann Schicht 1 bei der BONKASSE und Schicht 2 in der Kaffeebar übernehmen
• ❌ Aber NICHT gleichzeitig in zwei Bereichen arbeiten
• Mit ~10-15 Personen, die jeweils 2-3 Schichten übernehmen = vollständige Abdeckung

Beispielberechnung

Bei 12 Personen:

• Die meisten übernehmen 2 Schichten während 11:00-15:00 = ~16-20 Personenschichten ✅
• 6 davon (inkl. 3 Männer) bleiben für den Abbau ✅

Kritische Zeitslots

Basierend auf typischen Veranstaltungsmustern:

• Am kritischsten: Aufbau (09:00-10:00) - bereitet alles vor
• Hoher Andrang: 11:00-13:00, 13:00-15:00 - Hauptbesuchszeiten
• Wichtig: Abbau (16:30+) - Aufräumen und Abbau

Exakte Namen für Formulare und Tabellen

WICHTIG: Diese exakten Zeichenketten in Google Forms und Google Sheets verwenden!

Hinweis: Dies sind die aktuellen Bereiche für 2026. Bei Änderungen oder Erweiterungen anpassen!

Bereichsnamen (zum Kopieren)

Aufbau (09:00-10:00)
BONKASSE
Getränkeausgabe
Kaffeebar
Springer/Aufräumer
Abbau (16:30+)

Zeitslot-Namen (zum Kopieren)

09:00-10:00 (Aufbau)
11:00-13:00
13:00-15:00
15:00-16:00
16:30+ (Abbau)

Wichtig: Bereich-Zeit-Kombinationen

Nicht alle Bereiche sind zu allen Zeiten verfügbar:

• Aufbau: Nur 09:00-10:00 (separates Team evtl.)
• BONKASSE: Nur 11:00-13:00 und 13:00-15:00 (schließt um 15:00)
• Getränkeausgabe: 11:00-13:00, 13:00-15:00, 15:00-16:00
• Kaffeebar: 11:00-13:00, 13:00-15:00, 15:00-16:00
• Springer/Aufräumer: 11:00-13:00, 13:00-15:00, 15:00-16:00
• Abbau: Nur 16:30+

Farbcodierungsreferenz

Anpassungsleitfaden

Neuen Bereich hinzufügen

1. In Google Sheets:

   • Neue Zeile im Tabellenblatt “Schedule Overview” hinzufügen
   • Bereichsname in Spalte A eintragen
   • Formeln aus der Zeile darüber kopieren

2. In Google Forms:

   • Frage “Bereich / Area” bearbeiten
   • Neuen Bereich als Option hinzufügen

3. In diesem Dokument:

   • Bereich zur obigen Liste hinzufügen
   • Gesamtzahl der Bereiche aktualisieren
   • Personalbedarf neu berechnen

Neuen Zeitslot hinzufügen

1. In Google Sheets:

   • Neue Spalte im Tabellenblatt “Schedule Overview” einfügen
   • Zeitslot-Name in Zeile 1 eintragen
   • Formeln aus der linken Spalte kopieren

2. In Google Forms:

   • Frage “Zeitslot / Time Slot” bearbeiten
   • Neuen Zeitslot als Option hinzufügen

3. In diesem Dokument:

   • Zeitslot zur obigen Tabelle hinzufügen
   • Gesamtzahl der Slots aktualisieren
   • Personalbedarf neu berechnen

Personalstrategien

Strategie 1: Feste Bereiche

• Jede Person wählt einen Bereich
• Mehrere Zeitslots im selben Bereich
• Vorteile: Bereichskenntnis, weniger Einarbeitung
• Nachteile: Weniger Flexibilität

Strategie 2: Gemischte Zuteilung

• Personen arbeiten in verschiedenen Bereichen
• Abwechslung und gegenseitige Einarbeitung
• Vorteile: Flexibler, Personen lernen mehr
• Nachteile: Mehr Koordination erforderlich

Strategie 3: Zeitbasiert

• Morgen-Team vs. Nachmittags-Team
• Manche machen Aufbau, andere Abbau
• Vorteile: Bessere Work-Life-Balance
• Nachteile: Mehr Personen insgesamt benötigt

Checkliste für den Veranstaltungstag

• Finalen Arbeitsplan drucken (2-3 Kopien)
• Arbeitsplan am Eingang aushängen
• Digitalen Link über Veranstaltungsgruppe teilen
• Bereichskoordinatoren zuweisen
• Notfallplan für nicht besetzte Slots vorbereiten
• Check-in-Tisch aufstellen
• Notfallkontaktliste bereithalten
• Alle Helfer über den Arbeitsplan informieren
• Eine Person zum Überwachen von Ausfällen einteilen
• Am Ende alle bedanken!

Nach der Veranstaltung

• Feedback zum Planungssystem sammeln
• Bereiche notieren, die über-/unterbesetzt waren
• Dokumentieren, was gut funktioniert hat
• Arbeitsplan für nächstes Jahr aufbewahren
• Alle Teilnehmer danken
• Veranstaltungsfotos teilen
• Google Sheet & Formular archivieren